Produktinformationen wie Handbücher, Leistungsbeschreibungen oder Produktblätter neigen zur unkontrollierten Vermehrung. Auch Textpassagen für Angebote und Verträge vervielfältigen sich gern planlos. Gemeint sind damit nicht die “offiziell” gültigen Versionen, sondern vielmehr die abteilungs- oder mitarbeiterspezifischen Ausprägungen, mal mit gestalterischen Anpassungen, mal mit textlichen Änderungen, gern und häufig auch die Kombination aus beidem. Abgelegt in Verzeichnissen, die nur Eingeweihte kennen. Und auf die im Bedarfsfall stets lieber zugegriffen wird als auf die “offiziellen” Kanäle.

Damit ein Unternehmen nach außen mit einheitlichen Informationen operiert, die auch Nicht-Eingeweihte schnell finden, sorgt das j-b-u Dokumentenmanagement für eine einheitliche Ablagestruktur und Versionierung der Unterlagen. Mit Text-Templates können häufig genutzte Textpassagen wie Copyright-Klauseln zentral verwaltet und aktualisiert werden. Freigabestufen werden durch ein Redaktionssystem unterstützt. Und der Kundenservice findet schnell und einfach das gewünschte Material und kann sich auf die Aktualität verlassen.